La plataforma de gestión del trabajo Asana realizó un experimento interno: pidió a sus colaboradores que evaluaran el valor del tiempo dedicado a las reuniones de trabajo y que luego eliminaran todas las juntas recurrentes que tuvieran cinco o menos participantes. Eventualmente, los trabajadores se enfrentaron a un calendario vacío durante 48 horas, antes de reagendar todas las citas que consideraban valiosas.
“Los empleados las cambiaron por otras más cortas y esporádicas. Las reuniones de trabajo de 30 minutos se redujeron a 15 minutos, y se volvieron menos frecuentes”, dice Rebecca Hinds, experta en productividad de Asana. “La parte final del proceso fue que calcularan cuánto tiempo pasaban en las reuniones después de la auditoría”. En promedio, las personas ahorraron 11 horas por mes, lo que equivale a 17 días en el transcurso de un año, o tres semanas y media, según Hinds.
De acuerdo a la encuesta realizada por Asana a más de 10,000 empleados, el 40% de los trabajadores pasa más tiempo en reuniones de trabajo vía online en comparación con el año pasado, y el 52% realiza otras actividades simultáneas. Además, los resultados arrojan que casi la mitad de los trabajadores en Gran Bretaña y Australia, y más de un tercio de los estadounidenses, terminan su jornada laboral sintiéndose mental y físicamente agotados.
La fatiga digital —el agotamiento real que se produce por el uso excesivo de la pantalla— está aumentando. Según un estudio de Indeed, más de la mitad (52%) de los trabajadores estadounidenses se sentían agotados en abril de 2021, y más de dos tercios (67%) pensaban que esto había empeorado durante la pandemia. Los que trabajan virtualmente son más propensos a decir que el agotamiento ha empeorado (38%).
El intento de combatir la fatiga digital ha hecho que la medida de reducir el tiempo de las reuniones de trabajo a solo 15 minutos sea popular entre los directivos. En julio de 2021, la plataforma de automatización de finanzas B2B Monite, con sede en Berlín, introdujo el enfoque de las reuniones de trabajo de 15 minutos para el personal directivo, las juntas de equipos y las reuniones de resolución de problemas. Cada invitación establece el papel de moderador o líder —quien rota regularmente—, así como una agenda para marcar el flujo de la discusión.
La empresa británica de desarrollo de software Distributed pasó a ser totalmente remota durante la pandemia y poco después implantó las reuniones de trabajo de 15 minutos: “Cuando haces cuentas y te percatas de que una reunión de una hora para ocho personas equivale a un día completo de trabajo, junto con los graves costos que esto conlleva para una empresa, estas reuniones más cortas y centradas son una obviedad, especialmente en el contexto de las plantillas híbridas y remotas”, afirma el cofundador Callum Adamson.
Aunque las empresas acaban de adoptar las reuniones de trabajo de 15 minutos, el psicólogo organizativo Steven Rogelberg señala que las reuniones más breves y centradas son algo antiguo: “Esta noción de huddles, debriefs, after action reviews, o como desees llamarlas, ha sido una parte importante de los marcos ágiles y las tácticas organizativas durante décadas”, explica. Rogelberg cree que la renovada obsesión por las reuniones rápidas se debe a la ausencia de interacción informal, lo que empuja a los líderes a adaptar su forma de gestionar una plantilla remota. Para él, la franja de 15 minutos no es más que una herramienta para mantenerse sincronizado y no debe aplicarse de forma aislada.
Las reuniones de trabajo de 15 minutos no pueden resolver por sí solas el problema de la sobrecarga de trabajo. Gobernados por las reuniones por defecto de una hora de Google y por aplicaciones automatizadas como Calendly y Doodle, los empleados se enfrentan a un día, y a menudo a una semana entera, repleta de reuniones de trabajo. El Laboratorio de Factores Humanos de Microsoft descubrió que cuando los trabajadores terminan una llamada, para empezar otra poco después, los niveles de estrés en el cerebro se disparan, lo que demuestra que hay un peaje psicológico por cambiar constantemente de junta. A menos que seas la persona que organiza las reuniones en primer lugar, es fácil que los calendarios se vuelvan inmanejables.
Independientemente de la profesión, las personas necesitan disponer de bloques de tiempo significativos para dedicarse a una tarea de manera profunda y comprometida. Los compromisos a intervalos regulares interrumpen ese flujo y pueden tener consecuencias negativas para la productividad y el bienestar. Algunas de las investigaciones de Rogelberg descubrieron que las personas con bloques de reuniones, y bloques de tiempo de espacio en blanco, terminaban el día con una mayor sensación de logro y satisfacción. La secuencia ideal es la de reuniones de trabajo consecutivas, con descansos de cinco a diez minutos entre ellas, y al menos dos o tres horas consecutivas libres.
“La ansiedad de la gente en torno a las reuniones de trabajo está ligada a la noción de que están cediendo el control de su tiempo a otra persona, y ver un día constantemente interrumpido por reuniones amplifica esa sensación”, dice Rogelberg. Por no hablar de que un largo intervalo entre sesiones prolongadas no tiene sentido para la productividad. Los hallazgos de la Universidad Estatal de Ohio de 2015 muestran que las personas perciben que la hora que precede a una reunión es más corta, porque la están anticipando, lo que reduce su nivel de concentración.
Namrata Sandhu lanzó en 2020 una startup de tecnología climática totalmente remota llamada Vaayu, y convirtió las reuniones de 15 minutos en un estándar: “He trabajado en empleos corporativos durante la mayor parte de mi carrera, y la razón por la que la gente se metió en esta mentalidad de programación es porque las agendas están muy llenas, y tienes que planificar con dos o tres semanas de antelación para reunir a todo el mundo en un lugar”, dice. Para mitigarlo, se anima a los empleados de Vaayu a no planificar sus reuniones de trabajo con mucha antelación, con un enfoque de agenda abierta que permite una colaboración más espontánea. “El objetivo es encontrar y tener una charla con la gente cuando la necesitas”, dice Sandhu. “El personal ha dicho que encuentra refrescante tener más tiempo para centrarse en el trabajo”.
Evaluar si cada reunión es necesaria antes de planificarla, e incluso de nuevo antes de organizarla, es clave si queremos desprendernos del buffet de reuniones que todo lo puede. Rogelberg sugiere que enmarcar la agenda también puede ayudar: “Los puntos de la agenda de las reuniones deben ser preguntas que se respondan, no temas”, dice. “Si no se te ocurre ninguna pregunta, probablemente no sea necesaria, y al preguntar, estás determinando quién tiene que estar allí”.
A medida que las empresas se vuelven más intencionadas en cuanto a los enfoques de colaboración, pueden complementar sus experimentos de reuniones de trabajo de 15 minutos con una amplia gama de tácticas. La aplicación de tecnología de la salud Thriva organiza breves actualizaciones de video cuando los equipos trabajan de forma asíncrona y fomenta las reuniones a pie para salir al exterior, incluso cuando se trabaja de forma híbrida; el proveedor de tecnología de comercio electrónico Alphagreen Group incita a los empleados a desactivar el modo de autovisión para reducir la fatiga de Zoom, mientras que Ecosia, el motor de búsqueda sin fines de lucro, tiene martes y jueves sin reuniones de trabajo.
Mientras algunas empresas dan pasos hacia una mejor cultura en torno a las reuniones de trabajo, otras han ido un paso más allá y las evaden por completo. Victor Potrel, vicepresidente de asociaciones de plataformas de TheSoul Publishing, no ha celebrado ninguna reunión interna ni ha enviado ningún correo electrónico desde hace más de tres años. La empresa de medios digitales tiene más de 2,500 trabajadores remotos en 70 países, y en 2019 optó por utilizar únicamente herramientas de gestión de proyectos, publicación digital, mensajería instantánea y video para comunicarse de forma asíncrona. “A la gente le parece liberador poder centrarse en lo que se le da bien”, dice Potrel. “Los correos electrónicos y las reuniones de trabajo son formas antiguas de trabajar, así que cuando decimos a los candidatos que no usamos ninguna de las dos cosas en las entrevistas, se encuentran con mucha emoción: dicen que es el trabajo de sus sueños”.
Artículo publicado originalmente en WIRED US.